Il laboratorio moderno opera in un ambiente che produce una vasta quantità di dati. Con l’avvento delle nuove tecnologie, infatti, sia la quantità che la qualità dei dati è aumentata esponenzialmente. Com’è ovvio, tale mole va gestita adeguatamente per evitare l’insorgere di problemi. Tra gli strumenti più adatti per la gestione dei dati del laboratorio vi è il LIMS, Laboratory Information Management System.
I Laboratory Information Management Systems esistono ormai da un po’ di anni, e mentre la loro reputazione nello snellire e ottimizzare le operazioni di laboratorio è cresciuta nel corso del tempo, non altrettanto può dirsi della loro reputazione in fatto di implementazione. Data la complessità dell’ambiente di laboratorio e il numero di tecnologie coinvolte, l’implementazione del LIMS può infatti andare avanti per mesi o addirittura anni. Molti hanno accusato e accusano di tali lungaggini i vendor ma, sebbene alcune volte i ritardi nei processi di implementazione siano imputabili a loro, nella maggior parte dei casi le principali responsabilità ricadono sui proprietari del sistema. Qual è dunque il metodo migliore per assicurare un’implementazione di successo? Ecco quali sono, secondo noi di Eusoft, le principali linee guida da seguire.
- Evitare improvvisi “cambiamenti di rotta”. Prima di selezionare un LIMS, occorre condurre un assessment per definire l’obiettivo e le risorse disponibili per il progetto.
- Specificare i requisiti. I requisiti vanno specificati in maniera chiara, concisa e ben comprensibile, per far comprendere al provider quali sono le esigenze che si intende soddisfare attraverso il LIMS. La ragione è piuttosto ovvia: come può un sistema soddisfare esigenze che non sono state specificate in maniera chiara? Per buttar giù una lista accurata delle esigenze, può essere utile farsi aiutare da un consulente esterno che gode di un punto di vista oggettivo e sa porre domande che rischiano di essere trascurate all’interno dell’azienda. Molti vendors offrono un servizio di valutazione delle esigenze prima di partire con l’implementazione, poiché conoscono le loro tecnologie e possiedono la giusta expertise nelle operazioni e nelle procedure dei laboratori.
- Allineare la tecnologia con gli obiettivi di business. La selezione di un LIMS può essere difficoltosa anche perché i vari LIMS combinano tecnologie e funzionalità diverse. Com’è ovvio può essere problematico selezionare un LIMS che ha funzionalità inferiori rispetto a quelle di cui si ha bisogno, ma d’altro canto non ha molto senso scegliere un LIMS con funzionalità superflue, solo perché le offre. Perciò è importante determinare in partenza qual è la configurazione più adatta alle esigenze del momento e selezionare una tecnologia collaudata.
- Iniziare il processo di acquisto. La ricerca di un LIMS provider dovrebbe sempre includere studi di fattibilità: qual è lo stato di salute finanziaria dell’azienda che fornisce il prodotto? Quali sono i suoi progetti futuri? È anche importante ottenere evidenza delle sue competenze ed esperienze nel settore: più alto sarà infatti il livello di expertise del fornitore, maggiori saranno le possibilità che le caratteristiche e le funzionalità del LIMS possano incontrare il più esattamente possibile le vostre esigenze.
- Coinvolgere tutto il team. Di solito chi decide di acquistare un LIMS ne vede le grandi potenzialità. Ma non sempre tutto il personale di laboratorio ha lo stesso punto di vista. Per alcuni, infatti, il LIMS può apparire addirittura “minaccioso”. Un modo per abbattere le resistenze al cambiamento e agevolare la transizione è coinvolgere tutto lo staff nel processo di scelta, facendolo partecipe dei benefici del nuovo software. Inoltre è bene avviare la formazione del personale già prima che il sistema sia del tutto implementato.
- Siate realistici. Nessun LIMS potrà soddisfare il 100% delle vostre esigenze “alla carta”. Perciò siate realistici in fatto di aspettative e non cadete nella trappola di pensare che un LIMS possa risolvere tutti i problemi del laboratorio – anche quelli non direttamente collegati al LIMS! Un buon LIMS vi garantirà ottime opportunità di migliorare la qualità e la produttività del laboratorio, ma non esiste un LIMS che offra una soluzione totale a tutte le vostre esigenze e problematiche.
Infine, il consiglio più importante: ricordatevi che rifiutare il cambiamento solo perché “finora abbiamo sempre fatto così” e, di contro, cercare di rivoluzionare drasticamente e in una sola volta tutte le strategie tecniche, non porterà il laboratorio a raggiungere il suo massimo potenziale.
